・内容証明は、一般書留郵便物の受取人へ送信する文書について、「いつ、どのような内容の文書を、誰から誰にあてて差し出されたか」ということを、原本の内容を全て写して作った謄本により日本郵便株式会社が証明するサービスです。
・内容証明郵便を利用すれば、相手方に送付した手紙の内容や、送付と配達のに日時を郵便局が証明するので、後々の証拠となります。しかし、内容証明のメリットや効用はこれだけでないのです。
内容証明のメリットはさまざま
〇本来のメリット〇
・文書の内容が公的に証明される
・発信の日時が証明される
・配達証明によって届いた年月日が証明される
・控えをなくしても郵便局が5年間ほぞんしている
〇副次的なメリット〇
・心理的効果・事実上の強制力がある
・真剣さを伝えることができる
・証拠作りや相手の出方をうかがえる
心理的効果とはどういうことででしょうか？
内容証明を受け取った相手方に返事をする義務はないのですが、返事をしなければ法律的手段をとられるかもしれないという心理的な圧力を感じます。そのため、電話では話がつかなかったことが、内容証明郵便ではあっさりと解決することがあるのです。
内容証明が証拠作りになるとは？
例えば、借用書を取らないでお金を貸したり、消滅時効が過ぎたりしているケースで、内容証明を用いて相手に請求して、相手から「もう少し待って欲しい」という返事があれば、後々の紛争時に「貸付事実」や「時効の中断」を示す証拠となる可能性があります。
・内容証明を使う場合、手紙の配達・一般書留・内容証明・配達証明という４つの郵便局のサービスの組み合わせが基本となります。それぞれの料金のイメージは以下のようになります。
・内容証明は、郵便局が「郵便の文書の中身を証明」するサービスです。「発信されたこと」は、書留によって証明され、「配達されたこと」は、配達証明によって証明されます。
書留郵便では、郵便局が、引受けから配達までの送達過程を記録し、万一、郵便物等が壊れたり、届かなかった場合に、実損額を賠償してくれます。配達の際に相手がいれば、サインかハンコと引き換えに郵便を渡しますが、不在の場合は、戸建住宅に設置した宅配ボックスがあれば、そこに投函されます。配達証明にすれば、戸建住宅に設置した宅配ボックスには投函されません。
・同封物は認められません
内容証明郵便では、文書以外の同封物が認められていません。そのため、図やグラフ、過去の資料などを使えば簡単に説明できる内容も、すべて文章に置き換える必要があります。具体的かつ分かりやすい表現を心がけましょう。
・記載と表現には細心の注意を
書き間違いや不用意な表現は禁物です。事実の間違いがあると、後日の話し合いで不利になります。
また「要求に応じないと法的手段をとる」などの表現は、相手へのプレッシャーを意図していても、脅迫と解釈される可能性があります。
脅迫と受け取られてしまう表現のハードルは低いと言われているため、内容証明の文章は慎重に練る必要があります。
・相手との関係性に配慮を
内容証明郵便は心理的なプレッシャーを伴うため、今後も良好な関係を維持したい相手には、まずは話し合いで解決を図る方が望ましい場合もあります。内容証明の利用は、最終手段として慎重に検討しましょう。
